Gestión de tareas con Trello

Trello es una herramienta que utiliza tableros de Kanban para la gestión de tareas y proyectos.

En Kanban, cada tarea es representada por una tarjeta que es desplazada por diferentes columnas que simbolizan las diferentes etapas o estados de un proyecto o proceso, permitiendo visualizar el trabajo realizado. Es recomendable el uso de colores (etiquetas) para diferenciar los tipos de tareas.

Existen diversas estructuras de tableros en Internet, después de diversas pruebas e intentos de adaptar los tableros a mis necesidades, he concluido en la siguiente plantilla la cual utilizo constantemente en proyectos laborales y personales, cada proyecto en un tablero separado que implementa la misma plantilla.

Tablero de Trello

Un detalle muy importante para la gestión de tareas es la revisión semanal, muchas personas no consideran la importancia del mantenimiento que requiere un sistema, en orden y actualizado para confiar en el para la toma de decisiones.

El objetivo de Kanban es hacer que los problemas salgan a la superficie.

Taiichi Ohno

Coloqué un nombre significativo a las listas es de suma importancia ya que este debe de resaltar claramente su función. A continuación presento el detalle de las listas que componen el tablero y algunos Power-Ups que recomiendo.

✔ Listas

Notas

Tarjetas con referencias o material complementario. Estas normalmente son enlazadas por otras tarjetas.

Por hacer

Actúa como bandeja de entrada, en esta lista agrego todas las tareas que debo realizar y que aún no se han programado.

Dependencia externa

En esta lista se encuentran las tareas que no me es posible realizar, esto debido a que existe una dependencia externa que debe de solventarse.

Recuerda:

Hoy

Como su nombre lo indica, son las tareas que realizaré el día de hoy, actualizando el detalle con respecto al progreso. En caso no pueda finalizarla en el presente día, esta continua como un pendiente para el siguiente día.

Esta semana

Son tareas que he programado para la presente semana, actúa como una segunda bandeja de entrada para las lista Hoy. Es muy importante colocar a cada tarjeta una fecha máxima de cumplimiento, de lo contrario pierde el propósito de colocarlo en esta columna.

Finalizado

Esta columna es el destino final de las tarjetas cuando estas se hayan realizado. Normalmente archivo las tareas al final del mes, cuando hago una pequeña retrospectiva de lo que he logrado realizar en ese periodo de tiempo.

🚀 Power-Ups

Los Power-Ups son complementos que permiten adicionar funcionalidades a Trello. Debido a que he adquirido el plan Trello Gold, puedo hacer uso de hasta tres complementos por tablero, de lo contrario en la versión gratuita es permitido el uso de uno solo.

Los Power-Ups que utilizo frecuentemente y recomiendo, son:

Envejecimiento de tarjetas

Permite visualizar rápidamente que tarjetas del tablero se encuentran en estado inactivas, esto con el fin de dejar una tarea a medias o sin seguimiento alguno.

Calendario

Permite visualizar las tarjetas con una fecha de vencimiento en una vista de calendario semanal o mensual.

Campos personalizados

Permite agregar campos personalizados a las tarjetas de Trello como menús desplegables, casillas de verificación, campos de fecha adicionales, con opción de colocarlos visualmente en la vista de tarjetas o como detalle dentro de las mismas.

Limites de lista

Agrega en la parte superior de las listas un contador y un límite de tarjetas para esa lista en específico, permite controlar la cantidad de trabajo en progreso (WIP o Work in progress).


💡 Automatización

Una mejora que he estado experimentando es la automatización de tareas vía Zapier, por ejemplo, crear una nueva tarjeta de Trello cada vez que se crea un nuevo evento en Google Calendar.

Debido a que pueden ocurrir cambios tanto en el origen como el destino que romperían la sincronía de los estados, no he adoptado por completo la automatización. Si deseas conocer más acerca de las integraciones de Zapier para Trello, puedes visitar su página de recetas.

📄 Plantilla

¡Da clic en el siguiente enlace para acceder a la plantilla y utilizarla como base para tus proyectos!

https://trello.com/b/BeymjIzI

Hacer que el trabajo sea visible es una de las cosas más fundamentales que podemos hacer para mejorar nuestro trabajo porque el cerebro humano está diseñado para encontrar patrones y estructuras significativos en lo que se percibe a través de la visión. Por lo tanto, tiene sentido que cuando no podemos ver nuestro trabajo, nos resulta difícil administrarlo.

Dominica Degrandis

¡Comparte! ¿Que herramienta utilizas para gestionar tus proyectos?


Sitio oficial de Trello

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